Öffentliche Auftragsvergabe

Informationen zur E-Rechnung in Rheinland-Pfalz

Nähere Informationen sind im Internet unter https://e-rechnung.service.rlp.de/startseite abrufbar.

Pflicht zur E-Rechnung in Rheinland-Pfalz

Mit der E-Rechnungsverordnung (ERechVORP), welche seit dem 11. Januar 2024 in Kraft ist, wird die Verbindlichkeit der elektronischen Form der Rechnungsstellung geschaffen. Danach haben Rechnungssteller ab dem 01. April 2025 E-Rechnungen auszustellen und zu übermitteln. Dies gilt unabhängig vom Auftragswert für alle Rechnungen aufgrund von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen über Lieferungen oder sonstige Leistungen mit Auftraggebern im Sinne des § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).

Was ist eine E-Rechnung?

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. (§ 2 Abs. 1 ERechVORP).
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist jedes Dokument im Sinne des § 2 Abs. 1 ERechVORP, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. (§ 2 Abs. 2 ERechVORP)
Während bei einer Papierrechnung oder PDF-Rechnung die Rechnungsinhalte bildhaft für den Menschen in einer lesbaren Form dargestellt werden, werden in einer E-Rechnung die Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz aufbereitet.

Form und Inhalt von E-Rechnungen

Die Ausstellung von E-Rechnungen hat in der jeweils aktuell gültigen Fassung des Standard XRechnung zu erfolgen. Zusätzlich verarbeitet der ZRE momentan die zuletzt außer Kraft gesetzte Version des Standards.
Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD in der aktuell gültigen Fassung im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), dem E-Rechnungsgesetz-RLP, der E-Rechnungsverordnung des Landes Rheinland-Pfalz und den Nutzungsbedingungen des Zentralen E-Rechnungseingang RLP entspricht.
Rechnungsbegründende Anlagen müssen Base64-kodiert sein und können in den folgenden Formaten zur E-Rechnung hinzugefügt werden: PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS. Alle Anlagen müssen unterschiedliche Namen haben. Dies betrifft auch eingebettete, Base64 codierte Anlagen innerhalb der E-Rechnung. Die Dateinamen dürfen kein @-Zeichen enthalten und werden ggf. abgeschnitten, wenn sie zu lang sind. Es darf nur eine Rechnung pro E-Mail eingereicht werden, die Gesamtgröße inkl. aller Anhänge darf 20 MB nicht überschreiten.
Die E-Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:
 

  1. eine Leitweg-Identifikationsnummer zur Adressierung des Rechnungsempfängers,
  2. die Bankverbindungsdaten,
  3. die Zahlungsbedingungen und
  4. die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (BT-43).
    (§ 7 Abs. 1 ERechVORP)


Mit der Auftrag-/Zuschlagserteilung übermittelt die SGD Nord dem Rechnungssteller die nachfolgenden Angaben, die vom Rechnungssteller in der E-Rechnung mit angegeben werden müssen, um die elektronische Weiterverarbeitung innerhalb der SGD Nord sicherzustellen:

  1. die interne Bestellnummer (Kassenzeichen) der SGD Nord
  2. die Rechnungsanschrift
  3. die Kontaktdaten der zuständigen Organisationseinheit.

Registrierung für den Versand von E-Rechnungen

Der Versand von elektronischen Rechnungen an die Struktur- und Genehmigungsdirektion erfolgt ausschließlich über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE-RLP). Zur Nutzung des ZRE-RLP ist eine vorherige Registrierung durch die Rechnungssteller in zwei Schritten erforderlich.

  1. Registrierung am „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER.
  2. Registrierung beim ZRE-RLP.


Nähere Informationen finden Sie auf der Seite Registrierung für Rechnungssteller.
 

Versand von E-Rechnungen an den Rechnungsempfänger

Für die Zustellung der E-Rechnung über den ZRE-RLP an den Rechnungsempfänger stehen dem Rechnungssteller vier alternative Wege zur Verfügung.
 

  1. Die E-Rechnung kann als E-Mail-Anlage per E-Mail an zre-rlp(at)poststelle.rlp.de versendet werden.
    1. Pro E-Mail kann nur eine Rechnung angehangen werden!
    2. Eine Versendung von E-Rechnungen an den ZRE-RLP ist nur über die im Registrierungsprozess hinterlegte E-Mail-Adresse zulässig. Daher bitten wir Sie, keine Rechnungen von einer Noreply- oder einer Bounce-Mailadresse einzureichen. Wenn Sie Rechnungen über Dienstleister bzw. Software-anbieter versenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Absenderadresse kennen.
      Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord (https://sgdnord.rlp.de)
      Stand: 10.03.2025 3
       
  2. Direkter Upload der E-Rechnung über den ZRE-RLP
     
  3. Nutzung des Webformulars im ZRE-RLP
    1. Rechnungen können manuell direkt im ZRE-RLP erfasst werden. Diese Form bietet sich für einfache Rechnungen an.
    2. Eine Archivierung im Portal erfolgt nicht. Die erstellte Rechnung muss über den Download-Button heruntergeladen werden.
    3. Bei komplexeren Rechnungen ist die Erfassung über eine externe Software sinnvoll. Das Webformular bietet nicht alle Felder, die für eine E-Rechnung zur Verfügung steht.
       
  4. Versand über Peppol
    1. Peppol ist der einzige Übertragungskanal, der für Rechnungssteller keine Registrierung erforderlich macht.
    2. Um Peppol zu nutzen, benötigen Sie einen Service Provider, der im Peppol-Netzwerk gelistet ist. Eine Übersicht finden Sie hier. Wenn Sie Rechnungen über einen Dienstleister bzw. über einen Softwareanbieter einreichen, kann dieser Ihnen ggf. bei Fragen zu Peppol weiterhelfen. Weitere Informationen erhalten Sie in den FAQs oder bei OpenPeppol.

Hinweise über die Zustellung von E-Rechnungen finden Sie auf der Seite Einreichung E-Rechnung: Was ist zu beachten.

Kosten für die Registrierung und Nutzung des ZRE-RLP

Sowohl die Registrierung als auch die Nutzung des ZRE-RLP ist für Rechnungssteller kostenlos.
Im Zuge der Nutzung des ZRE-RLP können Kosten des Nutzers, insbesondere für die Bereitstellung, Anbindung und Betrieb notwendiger Soft- und Hardware, sowie für die Internetnutzung entstehen. Diese Kosten werden vom ZRE-RLP nicht erstattet.

Ansprechpartner

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an den Support des Landes. Nähere Informationen hierzu finden Sie auf der Seite Kontakt & Support.